“Yeni Normal” Dönemde Depolar Nasıl Olmalı?

Türkiye, “Yeni Normal” döneme geçiyor ve Kovid-19 virüsü tamamen yok olmadıkça “kriz yönetimi” için yapılan uygulamalar (hijyen, el yıkama, maske kullanım, sosyal mesafe, evden çalışma), “Yeni Normal” dönemde de devam edecek.

Pandemi döneminde “kriz yönetimi” ile sivrisinekler öldürülmeye çalışıldı ve şimdi sineklerin tekrar ürememesi amacıyla bataklığın kurutulması için “risk yönetimi” ile virüsün “Yeni Normal” dönemde yayılmaması ve insanlara bulaşmaması sağlanmalıdır.

Kovid-19 virüsü; kapalı, kalabalık ve insanlar arasında yüz yüze yakın etkileşimin fazla olduğu ortamlarda çok daha kolay bulaşıyor. Depolar, maalesef bu nedenlerden dolayı Kovid-19’un bulaşması için en uygun ortamlardan birisidir. Bundan dolayı depolar, Kovid-19’un yayılmasını sağlamayacak ve depo çalışanlarında Kovid-19 görülmeyecek şekilde “Yeni Normal” döneme hazır (mümkünse 100%) olmalıdır.

Aksi durumda Kovid-19 ile mücadelesi örnek gösterilen ve “yeni vaka” sayılarının neredeyse sıfırlandığı Güney Kore’de olduğu gibi ikinci dalgada depo merkezli virüs yayılımı ve hızlı “+” vaka artışları, Türkiye’de de görülebilir.

Her depo, “Yeni Normal” döneme hazır olmak için kendi çalışma kültürüne, mevcut fiziki ortamına ve mevcut operasyon işleyişine göre mutlaka gerekli düzenlemeler yapmalıdır.

En önemli öncelik, depo çalışanlarının “Yeni Normal” dönemde sağlıklı bir depo ortamında çalışmasıdır. KOVİD-19’un depo çalışanlarına yönelik riskler, “Yeni Normal” dönemde doğru yönetilerek oluşturulacak olan sağlıklı çalışma ortamı, ayrıca onların daha doğru (verimli, etkili, etkin) çalışmasını sağlayabilir. Böylece depolar, Kovid-19 gibi diğer pandemik dönemlerde insanların ihtiyaçlarını karşılamak için sürekli hizmet verebilir. Eğer bu sağlanamazsa depo operasyonu olan şirketlerin ticari hayatı da olumsuz etkilenebilir.

Depoların “Yeni Normal” döneme hazır olması amacıyla önerilerimi, liste haline getirmeye çalıştım.

Her depo, kendi önlemlerine ilaveten bu listeden kendisi için uygun olanı seçebilir. Öte yandan bu liste, sizin yorumlarınızla ve katkılarınızla geliştirilebilir.

Depolar, “Yeni Normal” duruma göre nasıl hazır olabilir?

 “Kovid-19 Temiz” Depo olmalı

Kovid-19 testi, bütün çalışanlara yapılarak depo, “Kovid-19 Temiz” olarak çalışmalıdır (test, çalışanların ailesine de yapılabilir). Test sonucunda “+” kişiler için tedaviye başlanmalı ve test, belli aralıklarla tekrarlanmalıdır. Ayrıca depoda Kovid-19’dan en fazla etkilenebilecek “Risk Grubu” ve “operasyon için kritik” kişiler, test sonrasında düzenli takip edilmelidir.

SOP oluşturulmalı

Kovid-19 için “kriz yönetimi” olan uygulamalar, “Yeni Normal” döneminde sadece Kovid-19 için değil diğer virüslere karşı “risk yönetimi” amacıyla bilimsel bilgiler, yasal düzenlemeler ve “Yeni Normal” öncesi tecrübeler (hatalar, sıkıntılar, çalışanlarının veya tedarikçilerin veya şoförlerin tepkileri) dikkate alınarak SOP hazırlanmalı ya da mevcut SOP, güncellenmelidir.

Hijyenik operasyonlar

“Yeni Normal” dönemde hem çalışanlar hem de çalışma alanı yani depo, hijyenik olmalıdır.

• Ellerin dezenfeksiyonu için yeterli sayıda mümkünse temassız “El Dezenfektan” istasyonları; depo çalışanlarının fazla yürümeden ulaşabileceği yerlere, “elle” dokunulması zorunlu cihazların (örneğin işe geliş-gidiş için parmak okutma vs.) yanına, kapıların iki tarafına ve sosyal alanların girişine konulabilir.
• Çalışanlar, temassız “El Dezenfektan” istasyonunda vardiya süresince en az saatte bir ellerini dezenfekte edebilir veya “Dezenfektan Mendil”, vardiya öncesi her çalışana verilebilir.
• Belli bölgelere girişte ayakkabılar için “Dezenfektan PasPas”, kullanılabilir.
• Kişiye özel ekipman veya malzemeyi kullanan veya örneğin dizüstü bilgisayarını evine götüren çalışanlar, gerekli dezenfeksiyonu yapmalıdır.
• Ortak kullanılan ekipmanın (forklift, RT, transpalet vb.) dezenfeksiyonu, bunu en son kullanan çalışan tarafından her vardiya değişimi öncesinde yapılmalı ve kayıt altına alınarak üzerine “dezenfekte edildi” işareti veya benzeri görsel işaret konulmalıdır.
• Ortak kullanılan malzemenin (el terminali, klavye, bant makinası, dokunmatik ekranlar, toplama arabaları, telsizler vb.) dezenfeksiyonu, bunu en son kullanan çalışan tarafından her vardiya değişimi öncesinde yapılmalı ve kayıt altına alınarak üzerine “dezenfekte edildi” işareti veya benzeri görsel işaret konulmalıdır.
• Şoför tarafından depoya verilecek dokümanlar, eldiven takılarak alındıktan sonra önce izole kutuya konulmalı ve bir süre (15-30 dk.) bu kutuda kaldıktan sonra alınmalıdır.
• İnsan ve / veya hareketin yoğun olduğu alanlar, daha sık temizlenerek atık (karton kutu, streç vs.) birikmesi önlenebilir ve bunlar için özel atık alanları, oluşturulabilir.
• Depo geneli (haftalık), özellikle riski alanlar (mümkünse her vardiya sonrası) ve personel servisleri, belirli dönemlerde özel dezenfekte edilebilir.
• Mal kabul, sayım, iade, paketleme, yemekhane, temizlik ve güvenlik süreçlerinde eldiven kullanılabilir.
• Personel servisleri, depo çalışanlarını depoya getirmeden önce dezenfekte edilebilir.
• Eğer varsa otomatlar, düzenli dezenfekte edilmeli veya kullanımdan kaldırılmalıdır. Eğer kullanılacaksa ödeme için “para” yerine kullanım miktarı, kullanan çalışanın ücretinden düşülebilir.
• Su dispanserleri, düzenli dezenfekte edilmelidir.
• Çay veya kahve veya su içmek için tek kullanımlı bardaki kullanılabilir.
• Yemekhanede tek kullanımlı kaşık, çatal ve tabldot yemek tepsisi kullanılabilir.

Kişisel Korunma

Çalışanlar, mutlaka kurallara uygun (ağız ve burun tamamen kapalı) maske takmalıdır (bazı durumlarda maske ve siperlik, birlikte kullanılabilir) ve gerekirse eldiven kullanabilir.

Çalışanlar, dört saatte bir veya nemlendiği zaman maskesini değiştirebilir (bunlar için “tıbbi atık kutuları” oluşturulabilir).

Maske ve diğer malzemeler, her çalışanın kolaylıkla ulaşabileceği ve kolay açılabilen istasyonlarda tutulabilir.

Depoda “sosyal mesafe”

Kovid-19 öncesi normal durumda bile “koridorlara bile mal koymak zorunda kalıyoruz” denilen depoların “Yeni Normal” dönemde sosyal mesafe için uyumlu olması, olası yer kaybına yol açması nedeniyle depoları, etkileyebilecektir.

Sosyal mesafe için uygulamalar yapılırken deponun mümkün olduğunca verimli, etkili etkin çalışmasına da dikkat edilmelidir.

Sürekli hareketli bir ortamın ve insan kalabalığının olduğu depoda sosyal mesafe, nasıl sağlanabilir ve daha önemlisi sosyal mesafe, çalışma anında nasıl korunabilir?

• Depo çalışanlarının da katılacağı bir ekip, ilk olarak büyük ölçekli depo yerleşim haritası üzerinde ekipman ve insan hareketin en yoğun olduğu operasyon bölümleri ve çalışanların çok sık yüz yüze yakın “etkileşim” halinde olduğu yerler (yürüme yolu, sosyal alan, tuvalet, depo giriş-çıkışı, soyunma odası vs.) belirlenebilir (varsa “ısı haritası” veya “gerçek zamanlı hareket” verileri, kullanılabilir)
• Belirlenen için “esnek” (yasal düzenlemelere, zamana, iş yoğunluğuna, tecrübelere göre değişebilir) ve “sabit” sosyal mesafe (1,5-2 metre) uygulamaları tespit edilebilir ve gerekli ise depo yerleşimi, sosyal mesafeye uyum amacıyla değiştirilebilir.
• Öncelik, depoda insan yoğunluğunun ve hareketinin en fazla olduğu bölümlere verilmek üzere zeminde işaretleme & uyarı PVC bantları ile sosyal mesafe uyumlu çalışma alanı oluşturulabilir. Ekipman hareketi nedeniyle aşınan veya sökülen bantlar, yenilenebilir.
• Karanlıkta parlayan (photolum) bantlar, açık alanda gece çalışmasında veya aydınlatmanın yeterli olmadığı depo bölümleri için kullanılabilir.
• Depoda yer kazanmak ve dağınıklığı veya kalabalığı azaltmak amacıyla uzun süre hareketsiz (obsolete stock) SKU’lar, elden çıkarılabilir; ortalıkta duran boş paletler vb. şeyler, kaldırılabilir; Hareket esaslı ABC yapılarak yavaş ve hızlı hareket eden SKU’lar gözden geçirilerek gerekli ise bunların depo içindeki yerleri, değiştirilebilir.
• Lokasyonda sıkışıklığı ve tıkanıklığı önlemek amacıyla iş emirleri (toplama, yerleştirme, besleme); aynı anda birden fazla çalışanın aynı lokasyonda sosyal mesafeye uygun mesafede çalışmasını sağlayacak şekilde ve raf koridorlarında (eğer bir çalışana özel tahsis edilmemişse) sadece tek yönlü hareket olacak ve “S” biçiminde diğer koridora geçecek şekilde üretilmelidir. Ayrıca iş emirleri, aynı anda başlamayacak (5-10 dk. ara) şekilde organize edilebilir. Depo Yönetim Sistemi (WMS), buna yönelik iş emri oluşturacak şekilde yapılandırılmalı ve düzenlenmelidir.
• Toplama stratejisi; bir çalışanın vardiya boyunca sadece kendine ayrılan bölgede (zone picking) çalışmasını sağlayacak şekilde düzenlenebilir. Böylece çalışanın, diğer çalışanlarla sosyal mesafeyi bozacak şekilde yüz yüze yakın etkileşim olasılığı azaltılabilir. Alternatif olarak toplama; çalışanın lokasyonda bekleme süresini azaltacak, aynı anda birden fazla çalışanın aynı yerde olmasını engelleyecek ve koridorda tek yönlü hareket olacak şekilde düzenlenebilir.
• Çalışanların sürekli yer değiştirerek & dolaşarak toplama yapmaması (person to good) ve çalışanlar hareket etmeden SKU’ların ona gelmesi (goods to person) sağlanabilir.
• Sabit bir istasyonda veya bölgede çalışacak her çalışan için işgal ettiği çalışma bölgesi, sosyal mesafeye uygun hücre biçiminde belirlenebilir.
• Zone picking sonrası “sıralama ve / veya konsolidasyon”, “Paketleme” ve varsa “katma değerli operasyonların yapıldığı istasyonlar ve istasyondaki her çalışan, saydam pleksi (perspex) cam levhalarla ayrılabilir.
• Mal kabul ve sevkiyat alanında sosyal mesafe uyumlu çalışma alanları yaratılabilir.
• Çalışanların eksik ekipmanı veya malzemesi tamamlanarak onların, depo içinde ekipman veya malzeme aramaması veya ödünç almak için başka bir çalışanın yanına gitmemesi, sağlanabilir. Böylece çalışanların yüz yüze yakın “etkileşimi”, engellenebilir.
• Ekipmanın veya malzemenin kişiden kişiye değişimi, zorunlu ise kişiler arasındaki yüz yüze yakın “etkileşimi” en aza indirmek amacıyla bunlar, son kullanıcısı tarafından dezenfekte edildikten sonra “bırak-al” istasyonlarına bırakılabilir ve yeni kullanıcı, istasyondan alabilir.
• Kişiler arasındaki yüz yüze yakın “etkileşimi” azaltılmak amacıyla “ortak kullanım” ekipman ve malzeme, azaltılarak kişinin sadece kendi kullanımı için ekipman ve malzeme verilebilir.
• Aynı anda onlarca veya yüzlerce çalışanın, bir yerde birikmemesi önemlidir. Çok fazla insan, depoda herhangi bir yere aynı anda girerse sosyal mesafe, başarısız olabilir. Bundan dolayı, vardiya sistemi, gözden geçirilebilir. Örneğin çalışan sayısı azaltılmadan, vardiya sayısı arttırılarak veya bir vardiyada sadece mal kabul veya sadece toplama ve sadece paketleme yapılarak her vardiyada aynı anda daha az kişi, depoda olabilir. Vardiya sayısının artması durumunda yeterli sayıda yöneticinin (vardiya amiri ve ekip yöneticisi) olması, önemlidir.
• Mevcut “Performans Kriterleri (KPI), esnetilerek örneğin acele hareket nedeniyle olası hatalar, engellenebilir. Böylece hatanın düzeltilmesi için yüz yüze etkileşim, azaltılabilir.
• Kişiler (çalışan-yönetici, çalışan-çalışan), arasındaki yüz yüze “iletişim” frekansı azaltılabilir.
• Depoya giriş ve çıkışta yığılmaları önlemek amacıyla çalışanlar, gruplanarak ve aşamalı zaman uygulanarak geliş ve çıkış saatleri, örneğin 1. grup:8:00 ve 2.Grup:8:30 olacak şekilde düzenlenebilir; depoda emniyetini olumsuz etkilememek şartıyla “Yangın Kaçış” haricinde birden fazla giriş-çıkış kapısı, devreye alınabilir ve kişilerin tek tek vücut ısısı kontrolü yerine “uzaktan vücut ısısı ölçümü” yapılabilir.
• Gruplama ve aşamalı zaman; çay molası, yemek ve kıyafet değişimi için de uygulanabilir.
• Süreçler, israfa yol açan hareketler (mükerrer vb.) ve hatalar, iyileştirilerek rutin çalışmaların olumsuz etkilenmesine neden olan beklemeler ve yığılmalar, azaltılabilir.
• Müşteriler ile konuşularak sipariş verme (teslimat süresinin uzatılması veya parça başı toplamak yerine tek seferde toplamanın olması veya siparişlerin daha büyük miktarlarda daha az sıklıkta olması gibi), aşırı yoğunluğa yol açmayacak şekilde değiştirilebilir.
• Mal kabulün kolaylaşması ve kalabalığa yol açmaması amacıyla farklı mal kabul saati belirlenebilir ve tedarikçi, kolay kontrol edilecek şekilde (koli yerine paletli) gönderebilir.
• Sevkiyat alanına mal hareketi, daha az insan ile yapılacak şekilde organize edilebilir.
• Tuvalet, yemek, mola, soyunma odası, sosyal alan gibi yerlere giderken kullanılan yürüme yolları, çalışanlar yüz yüze gelmeyecek ve sosyal mesafe bozulmayacak şekilde tek yönlü kullanılabilir veya bu yollar, yeterli genişlikte ise saydam pleksi cam levhalarla ikiye ayrılabilir. Yürüme yollarında; yürüme yönü okları ve sosyal mesafe aralığına dikkat çeken yer çizgileri kullanılabilir. Eğer zorunlu ise yürüme için farklı rotalar tasarlanabilir.
• Sosyal mesafenin sağlanmasının zor olduğu ağır yüklerin kaldırılması gibi birden fazla kişi ile yapılacak işler, vardiya sonunda özel tulum ile yapılabilir ve bunlar için süreler, uzatılabilir.
• Forklift vb. ekipmanların kabinleri, görüşü engellemeyecek şekilde tamamen kapatılabilir.
• Yüz yüze yerine mümkün olduğunca sırt sırta veya yan yana çalışma düzeni kurulabilir.
• Yüz yüze yakın etkileşim kurulan farklı kişi sayısı, “Sabit ekip veya body sistemi (ikili)” ile azaltılabilir (Body sistemi, ağır yük gibi durumlarda da kullanılabilir.)
• Aracın yüklenmesi veya boşaltılması, bir çalışan tarafından yapılabilir.
• Depo temizliğinin olumsuz etkilenmemesi şartıyla çalışanlar, yemeğini getirebilir (yemek parası verilebilir) veya çalışanlara sandviç verilebilir (ayrı yerde yiyebilir).
• Depo içi toplantılar, her katılımcı belirlenen hücre içinde kalacak şekilde yapılabilir.
• Depoyu ziyaretleri, kısıtlanarak veya yasaklanarak depodaki insan kalabalığı azaltılabilir.
• İş planı, 80%, 50% ve 30% personel kullanılabilirliğine göre güncellenebilir.
• Birden fazla depo için teknik, temizlik vs. gibi ortak personel kullanımı yerine her depo için destek personeli kullanılarak tesisler arası geçirgenlik önlenebilir.
• Şoförlerin depo alanına ve hatta yükleme & boşaltma rampalarına girmemesi ve araçlarından inmemeleri sağlanabilir.
• Personel servislerinin kapasitesi, sosyal mesafeye uygun azaltılabilir.

İletişim

Kovid-19 için depoda yapılacak bütün düzenlemeler için depo çalışanlarının katılımının sağlanması, depo çalışanlarının bu uygulamaları benimseyerek uygulaması için faydalı olabilir.

Vardiya ve / veya ekip yöneticileri, bir çalışanla birlikte, “maske kullanımını, sosyal mesafeye uyumunu ve hijyen uygulamasını” her vardiya öncesi göstererek anlatabilir.

Depo içinde “hijyen, maske kullanım, sosyal mesafe” uygulamaları için her çalışanın kolaylıkla görebileceği yerlerde posterler, levhalar ve bunları anlatan videoları gösteren ekranlar olabilir.

Her çalışanın iş elbisesine ve ekipmanların uygun yerlerine “sosyal mesafe”, “hijyen”, “maske” için uyarı çıkartmaları yapıştırılabilir.

Depo çalışanlarının aileleri, Kovid-19 hakkında düzenli bilgilendirilebilir.

Depoya mal gönderen tedarikçiler, depoda kullanılan ekipman ve malzemelerin tedarikçileri ve depoya mal getiren şoförler, Kovid-19 hakkında düzenli bilgilendirilebilir.

Gözetim

Vardiya ve / veya ekip yöneticileri, “maske, sosyal mesafe ve hijyen” uygulamalarını kontrol edebilir (uyulmaması durumunda kesinlikle “nazik” şekilde söylenerek çalışanı kırmadan uyarılmalıdır).

Depo çalışanları arasında her hafta değişimli olarak kurulacak ekibin, arkadaşlarının uygulamalarını denetlemesi etkili olabilir.

Sosyal mesafe için yapılan uygulamalar, her ay gözden geçirilerek yeni düzenlemeler veya düzeltmeler yapılabilir. Çalışanlar, gözden geçirme çalışmasına katılarak fikirlerini söylemelidir.

Depoya mal gönderen tedarikçilerin, depoya mal getiren şoförlerin ve personel servislerin, düzenli kontrol edilmesi etkili olabilir.

Hem depoda hem de depoyla etkileşim olan tedarikçi, şoför ve personel servisi ve hatta çalışanın ailesinde Kovid-19 vakası görülmesi durumunda “acil durum” SOP’de belirtilebilir.

Teknoloji Kullanım

Çalışanların “Sosyal Mesafe, Hijyen, maske” uyumları, yüz tanıma yapabilen yapay zekâ (AI) destekli kameralar ile kontrol edilebilir ve yöneticinin cep telefonuna anlık uyarı gidebilir.

Kovid-19 için önemli semptomlardan birisi olan “yüksek ateş”, çalışanların bileğine takılacak biometrik ölçüm yapabilen UWB (ultra geniş bant) bileklikle anlık kontrol edilebilir.

Giyilebilir cihaz, sosyal mesafenin altına düşüldüğünü sesli, ışıklı ve titreşimli olarak uyarabilir. Ayrıca, olası “+” vaka durumunda çalışanın, diğer çalışanlarla etkileşimi raporlanabilir.

Depo çalışanlarının ve ekipmanların hareketleri, deponun dijital haritası üzerinde gerçek zamanlı takip sistemi veya cep telefonundaki uygulama ile takip edilerek sosyal mesafe kontrolü yapılabilir ve otomatik uyarı geliştirilebilir.

Kişiler (çalışan-yönetici, çalışan-çalışan) arasındaki yüz yüze iletişim sıklığının azaltılması için mesajlar; SMS, WhatsApp (sesli & yazılı) veya video ile gönderilebilir.

Yeni Depo

Gelecekte yeni bir depo için tasarım yapılırken, Kovid-19 ’dan ders alınarak depolar; insan odaklı, tasarlanabilir, kişi başı M2, artabilir, sosyal alanlar ve soyunma odaları, daha geniş olabilir, anti-mikrobik yapı malzemeleri ile daha hijyenik sosyal alanlar yapılabilir; otomatik açılan-kapan kapılar, kullanılabilir. Ayrıca WMS tasarımı ve depo işleyişi, sadece depodan daha fazla çıkış yapmayı sağlamak yerine insanların etkileşimi en aza indirecek şekilde olabilir.

Sonuç olarak daha önce belirttiğim gibi en önemli öncelik, depo çalışanlarının “Yeni Normal” dönemde sağlıklı bir depo ortamında çalışmasıdır.

Türkiye’de depo operasyonu olan şirketler, Güney Kore’deki gibi olmaması için kendi durumuna uygun alacağı önlemlere katkıda bulunması amacıyla mümkün olduğunca listelemeye çalıştığım önerilerimi de kullanarak, depo çalışanlarının daha sağlıklı ortamda çalışmasını ve bunun sonucunda belki de Kovid-19 öncesi dönemden daha fazla onların verimli, etkili ve etkin çalışmasını sağlayabilir.

Saygılarımla, Oruç KAYA